Probleme lösen, statt nur Standard umsetzen
Die CONSALTUM GmbH & Co. KG ist ein auf das SAP® Abrechnungsmanagement (Agenturgeschäft im SAP® ERP) fokussiertes Beratungsunternehmen, das seine Kunden mit dem Ziel unterstützt Effizienzvorteile in Abrechnungs- und Logistikprozessen zu generieren.
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Probleme lösen, statt nur Standard umsetzen

Probleme lösen, statt nur Standard umsetzen

Eine wesentliche Frage stellt sich gleich zu Beginn: Wie erkenne ich, dass es eine grundsätzliche Problemstellung bzw. ein Optimierungspotenzial gibt? Alle Prozesse ständig danach zu untersuchen ist ein kostspieliges Unterfangen. Oft bleibt nur die Hoffnung auf frische „Digital Natives“, die die etablierten Prozesse nicht einfach so hinnehmen, sondern hinterfragen. – Ist eine Problemstellung erkannt, aber fehlt es an einer Idee, wie sie gelöst werden könnte, wird häufig das Problem einfach hingenommen. „Das ist halt so, da kann man nichts machen.“ Diese Entscheidung wird oft von denselben Leuten getroffen, die auch schon den bestehenden Prozess nicht optimal hinbekommen haben. „Wenn sie wüssten, wie es besser geht, dann hätten sie es schon besser gemacht“, resümiert Jörg Zeutzius, Geschäftsführer von CONSALTUM. – Hier ist es einfach vorteilhaft externe Unterstützung von Spezialisten einzuholen, die mit Lösungen aufwarten, an die man selbst nicht gedacht hat oder aufgrund fehlendem Know How erst gar nicht darauf kommen konnte. Wie sollen Mitarbeiter, die sich zwar sehr gut in ihren Geschäftsprozessen auskennen, aber nicht den gesamten Tag mit „Prozessoptimierung“ verbringen, über alle technischen Machbarkeiten Bescheid wissen, um so an einen viel effizienteren Ablauf zu gelangen?

Nicht selten kommt es vor, dass neue SAP®-Lösungen dabei oft unentdeckt bleiben, vor allem, wenn die Prozesse bereits durch diejenigen Mittel abgewickelt werden, welche zum Einführungszeitpunkt von SAP® zur Verfügung standen. Viele Schätze des so erfolgreichen SAP-Systems bleiben auch verborgen, weil es für Unternehmen nicht wirtschaftlich erscheint, sich über jedes Produkt der SAP® umfangreicher als gerade notwendig zu informieren und dann auch noch deren eigentliches Nutzenpotenzial beurteilen zu können. Eines dieser Schätze ist das Modul SAP® Abrechnungsmanagement (Settlement Management).
 

Klassisches ERP

Nahezu jedes Unternehmen hat mit Rechnungen zu tun. Geld von Kunden bekommen und Lieferanten/Dienstleister bezahlen, sind die simplen Prozesse, die das FI Modul innerhalb SAP® bereits hervorragend beherrscht. Im Modul SD hat man zusätzlich noch die Möglichkeit, Angebote und Aufträge für Kunden zu erfassen und anschließend daraus Rechnungen und Warenbewegungen zu generieren. Jedoch können nur Daten aus dieser einen direkten Transaktion zwischen zwei Parteien und Daten, welche an beteiligten Stammdaten gepflegt sind, berücksichtigt werden. Daten aus anderen Transaktionen können dabei nur über komplexe Umwege zur Berechnung herangezogen werden.

Was ist Abrechnungsmanagement?

Die neuen Methoden können diese Funktionalitäten viel flexibler und übersichtlicher abbilden. Auch das Potenzial zur Automatisierung wird erheblich gesteigert. In SAP S/4HANA® führt das neue Modul die Bezeichnung SAP® Abrechnungsmanagement (engl. Settlement Management). Es unterstützt alle Arten von Abrechnungsprozessen nach dem Grundsatz „alles kann, nichts muss“.

Diese Flexibilität wird durch eine moderne und durchdachte Software-Architektur ermöglicht. Entwickler können so Funktionalitäten gezielt erweitern ohne die Updatefähigkeit zu gefährden. Die wichtigsten Elemente des Abrechnungsmanagement sind:

  • Konditionskontrakte des SAP® Konditionskontraktemanagements (engl. Condition Contract Settlement, CCS)

Hierbei werden in Konditionskontrakten Konditionen, deren Basis und eventuelle Bedingungen aufgeführt. Ein Konditionskontrakt kann für ein oder mehrere Objekte gelten. Zum Beispiel für eine Gruppe an Lieferanten oder für alle Artikel einer bestimmten Warengruppe. Die Konditionsbasis kann dabei flexibel aus unterschiedlichen Quellen errechnet werden (DB -Tabelle, BW, externe Datenquellen). Wenn Sie die SAP® Module MM-Bonus oder SD-Bonus bereits nutzen, haben Sie solche Szenarien im Haus. Allerdings sind diese zwei Module seit EHP6 abgekündigt und in SAP S/4HANA® gar nicht mehr verfügbar. Und das aus gutem Grund!

  • Abrechnungsbelege (LO-AB). In diesen Belegen werden die errechneten Werte sowie der Rechenweg festgehalten. Darauf können buchungsrelevante Belege generiert werden.

 

Wann brauche ich das Modul Abrechnungsmanagement?

Die SAP®-Dokumentation: https://help.sap.com/viewer/f89cf0387e8a460c8a37990b268da59f/1709%20000/de-DE/13cdc353b677b44ce10000000a174cb4.html zeigt Standard-Szenarien auf.

  1. Wenn sie SD-, MM- oder Lieferanten-Bonus verwenden und Ihr System updaten, komplexere Abrechnungsprozesse umsetzen oder ihre Prozesse in diesen Bereichen optimieren möchten.
  2. Wenn sie Lieferanten- oder Kunden-Konditionen verwenden und auf S/4HANA® upgraden bzw. S/4HANA® einführen möchten.

 
Besonders empfiehlt sich das Modul „Abrechnungsmanagement“, wenn Sie auf folgende Fragestellungen stoßen:

  1. Wie kann ich einem Geschäftspartner (Kunde oder Lieferant) Konditionen abrechnen, die sich aus mehr als nur dieser einen Transaktion berechnen?
  2. Wie kann ich Rechnungen ohne Warenfluss automatisch generieren?
  3. Wie kann ich mehrere abrechnungsrelevante Positionen belegübergreifend sammeln, Berechnungen durchführen und wieder verteilen?
  4. Wie kann ich Gutscheine automatisiert abbilden?
  5. Wie kann ich Mietverträge mit/ohne Lagerhaltung im MM abbilden?
  6. Wie bilde ich Absprachen mit Lieferanten oder mit Kunden im System ab? Und wie gewährleiste ich, dass diese immer berücksichtigt werden?
  7. Wie bilde ich interne Bonusabrechnungen ab, zum Beispiel für Tochterunternehmen, Sparten oder Abteilungen?
  8. Wie schaffe ich Transparenz und Nachvollziehbarkeit auch bei komplexen Abrechnungen, die über einen langen Abrechnungszeitraum gestellt werden?

 
Wenn sie allgemein ihre Abrechnungsprozesse optimieren und automatisieren möchten, kommen sie um das Thema Abrechnungsmanagement nicht herum.

Zusätzlich bietet das Abrechnungsmanagement nützliche Funktionen wie beispielsweise:

  1. Erstellen von Abrechnungen nach Abrechnungslisten
  2. Datenbereinigung mit der Clearing Workbench
  3. Reklamationsmanagement, mit der Reklamations-Workbench
  4. Intrastat-Abwicklung, durch das Übertragen der Abrechnungsbelege an ihr GTS

 

Warum nutzen Kunden die Komponente Abrechnungsmanagement nicht, obwohl es sich für sie wirtschaftlich lohnen würde?

Wenn diese ihren derzeitigen Geldfluss in SAP® komplett im Standard abbilden können, sich keine der genannten Fragen stellen und in naher Zukunft auch nicht stellen wollen und, wenn diese in naher Zukunft nicht auf S/4HANA® upgraden möchten, dann besteht die Möglichkeit, dass sie keinen Mehrwert vom Modul Abrechnungsmanagement haben werden.

Nach unseren Erfahrungen ist die Abwesenheit des Moduls aber leider oft auf andere Ursachen zurückzuführen.

  1. Entweder, weil Ihre SAP®-Prozesse schon älter sind und zu einem SAP®-Release eingeführt wurden, zu dem es das relativ neue Modul noch nicht gab, oder
  2. es blieb einfach aus Unwissenheit bei der Einführung entsprechender Prozesse unberücksichtigt. Die Module MM- und SD-Bonus sind oft naheliegend, um Bonus-Szenarien abzuwickeln.
  3. Es gibt auch weit mehr Berater, die sich mit diesen Modulen auskennen als mit dem Abrechnungsmanagement. Wenn sie einen Berater haben, der ihnen heute noch empfiehlt MM- oder SD-Bonus einzusetzen, dann haben sie als Unternehmen, das seine Kernkompetenz nicht in der SAP®-Entwicklung hat, wenig Chance diesen Fehler abzuwenden, wenn sie nicht selber aktiv werden und eigenes Know-How zu diesem Thema aufbauen.
  4. Sorge vor Komplexität. Die größte Komplexität verbirgt sich bei diesem Thema in den Abrechnungsprozessen selber. Unabhängig von Ihrer gewählten (oder gewachsenen) Lösung ist der Prozess jedoch der größte Komplexitätstreiber. Komplexe Prozesse sind jedoch geradezu leichter in einer flexiblen Lösung abzubilden als in einer starren. Wirtschaftlich gesehen ist es besser den Prozessen Platz zu geben, zu wachsen und komplexer zu werden. Allerdings sollte man sich regelmäßig die Zeit geben, um die Prozesse zu konsolidieren.
  5. Fehlendes Know-How für die Umsetzung
  6. Bequemlichkeit
  7. SAP® selbst bietet zu diesem Thema leider auch keine Schulungen an (Stand 31.10.2017).
  8. Auch in der einschlägigen Literatur wird dieses Thema nur gestreift. Die beste Chance besteht darin, dieses Wissen über spezialisierte Berater ins Haus zu holen. Tatsächlich gibt es vergleichsweise wenige kompetente Beratungshäuser, die dieses Modul beherrschen.

 
Günstigere, schnellere und flexiblere Prozesse sind und werden immer mehr zu einem Wettbewerbsvorteil. Neueinsteiger in der Branche haben oft den Vorteil keine Altlasten mit sich zu schleppen. Sie können Innovationen direkt wertschöpfend einbringen. Wir ermutigen Sie Ihre Prozesse zu pflegen. Ein stetig veraltender Release-Stand des SAP®-Systems macht Optimierungen in der Zukunft unnötig teuer und alles andere als nachhaltig. Zu oft wird die Komplexität der eigenen, bestehenden Abrechnungsprozesse unterschätzt. Es wird vermeintlich den einfacheren Methoden Vorzug eingeräumt. Die Lösung ist oft eine Kombination aus Standard -Transaktionen, welche durch eigenen Code modifiziert wurden, eigens entwickelten Transaktionen, die Daten in einer geeigneten Form darstellen und Excel für das Restliche.

Das Modul „Abrechnungsmanagement“ ist ein mächtiges, wirkungsvolles Modul; doch nur wenige Unternehmen kommen von sich aus auf den Gedanken ihre Prozesse damit sehr elegant und effizient verbessern zu können. Damit bleiben Ihnen zwei Wege: Entweder stecken Sie viel Aufwand in die Eigenentwicklung oder vertrauen auf den intelligenten Einsatz des Moduls „Abrechnungsmanagement“ der SAP®. Unsere Consaltents stehen Ihnen zur Seite.