SAP® Abrechnungs management – Teil 1
Die CONSALTUM GmbH & Co. KG ist ein auf das SAP® Abrechnungsmanagement (Agenturgeschäft im SAP® ERP) fokussiertes Beratungsunternehmen, das seine Kunden mit dem Ziel unterstützt Effizienzvorteile in Abrechnungs- und Logistikprozessen zu generieren.
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SAP® Abrechnungs management – Teil 1

SAP® Abrechnungs management – Teil 1

Klassische Szenarien in der SAP® Finanzbuchhaltung mittels SAP® Abrechnungsmanagement abbilden

Teil 1: Anbindung externer Systeme an die SAP® Finanzbuchhaltung
Ausgangssituation

Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung buchhaltungsrelevante Daten aus Nicht-SAP-Systemen in die Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung des SAP® Rechnungswesens überführen zu müssen.

Die Verbindung der Systeme erfolgt i.d.R. anhand einer Schnittstelle, wobei das Vorsystem die Daten häufig in Form einer Datei (Text-, CSV-, XML-Format o.ä.) dem SAP-System zur Verfügung stellt. Auch moderne Verbindungstechniken per PI oder WebServices werden immer häufiger genutzt.

Die aus der Schnittstelle an das SAP-System übergebenen Informationen reichen in den meisten Fällen somit zwar aus eine direkte Buchung in der Finanzbuchhaltung (FI) durchzuführen; das Schnittstellenprogramm wird in den meisten Fällen jedoch individuell für das Senderformat und die enthaltenen Informationen entwickelt und führt vor der Buchung beispielsweise noch Prüfungen, Umsetzungen, Datenermittlungen bzw. -anreicherungen von Neben- und Hauptbuchkonten, Steuerkennzeichen, etc. durch und protokolliert im Fehlerfall auch die Meldungen. All das geschieht zudem nicht selten mit uneinheitlichen Technologien.

Klassischerweise wird der zu buchende FI-Beleg dabei mit einer Batch Input Mappe, dem Programm RFBIBL00 oder den von SAP® ausgelieferten BAPIs und IDocs für das FI Nebenbuch erstellt.

Man kann es sich auch leichter machen.

Bei Verwendung des Moduls SAP® Abrechnungsmanagement (S/4HANA) bzw. Agenturgeschäft (ERP) wird anstatt der direkten Verbuchung im FI ein so genannter Abrechnungsbeleg erstellt. Dieser kann sowohl für kreditorische (lieferantenbezogene) als auch debitorische (kundenbezogene) Szenarien verwendet werden. Die Buchung im Rechnungswesen erfolgt auf Basis dieses Abrechnungsbelegs. Entsprechend der Systemkonfiguration erfolgt die Fortschreibung der Daten in den Anwendungen Finanzbuchhaltung (FI), Controlling (CO), Profitcenter-Rechnung (CO-PCA) und Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA).

Ein empfohlener Weg für die Verarbeitung mittels SAP® Abrechnungsmanagement ist die Verwendung von IDocs, die im Standard bereits zur Verfügung stehen. Dadurch wird die Verarbeitung, Protokollierung und Fehlernachbearbeitung in einer einheitlichen Verarbeitungsschicht realisiert. Zudem bietet der IDoc-Monitor, der übrigens anwendungsunabhängig verwendet werden kann, eine anwenderorientierte Oberfläche.

Warum also einen auf den ersten Blick erscheinenden Umweg über das SAP® Abrechnungsmanagement gehen, um die Daten in die Buchhaltung zu bringen?

Flexible Aufbereitungsmöglichkeit des Buchungsstoffs

Meistens sind die für eine fallabschließende Buchung in SAP® erforderlichen Daten wie zum Beispiel Sachkonto, Steuerschlüssel oder Kontierungsinformationen im Quellsystem gar nicht vorhanden. Die in der Schnittstelle übermittelten Informationen müssen somit für die Buchung angereichert werden. Mit den bereits aus dem Quellsystem hinterlegten Informationen im Abrechnungsbeleg können beispielsweise anhand der Konditionstechnik (hier: in der Konten- oder Steuerfindung) oder BRFplus (S/4HANA) die fehlenden Informationen abgeleitet werden. Die Pflege dieser Ableitungsregeln obliegt dabei den Fachanwendern, welche auf Konsistenz der Daten und Nachvollziehbarkeit besonderen Wert legen.
Zusätzlich können in ein und derselben Anwendung umfangreiche Prüfungen der Belegdaten vorgenommen werden. In Abhängigkeit vom Prüfungsergebnis kann der Beleg entweder abgelehnt oder temporär für die weitere Verarbeitung gesperrt werden. Optional können die Meldungen im Anwendungsprotokoll gespeichert und vom Anwender aufgerufen werden (ab S/4HANA).

Der Vorteil ist, dass alle fachlichen Prozessschritte innerhalb der Anwendung implementiert und nicht teilweise in technischen Schnittstellenschichten durchgeführt werden, auf welche der Anwender ggf. keinen Zugriff hat. Es ist auch eine manuelle Belegerfassung möglich, bei der der Prozessablauf absolut identisch ist.

Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit

Im Abrechnungsbeleg können die in der Schnittstelle übermittelten Werte in den vorhandenen SAP Standardfeldern oder auch in kundenspezifischen Zusatzfeldern hinterlegt werden. Dem Anwender oder Prüfer stehen alle Informationen zur Verfügung, um die Buchung nachvollziehen zu können. Für die Buchung notwendige Änderungen an den Daten können revisionssicher anhand der Änderungsbelege nachvollzogen werden.

Individuelle Anpassungsmöglichkeiten und ungeahnte Flexibilität

Im Gegensatz zu vielen Anwendungen im SAP Standard ist das Abrechnungsmanagement umfangreich und modifikationsfrei anpassbar. Neben einer Vielzahl an BAdIs, durch die die Verarbeitung z.B. bei der Belegverarbeitung oder Buchung im Rechnungswesen beeinflusst werden kann, steht ab S/4HANA ein Prüfungsframework sowie die Anbindung an das BRFplus sofort zur Verfügung. Über den Transfermanager können sämtliche Beleginformationen flexibel per Customizing in die unterschiedlichen Buchungszeilen übernommen werden.

Einfaches Fehlerhandling und Monitoring

Sind die Buchungsdaten unvollständig oder nicht konvertierbar, lässt sich dies direkt in den Abrechnungsbelegen und anhand von Auswertungen nachvollziehen. Die Buchung in der Finanzbuchhaltung bzw. dem Rechnungswesen findet erst nach entsprechender Korrektur im Abrechnungsbeleg oder den für die Konvertierung benötigten Stammdaten statt. Umständliche oder vom Anwender nicht durchführbare Änderungen in Batch-Input Mappen oder IDocs entfallen größtenteils.

Neben den genannten Punkten gibt es noch zahlreiche weitere Vorteile, die, je nach abzubildendem Szenario, eine Rolle spielen können. Einen Auszug davon zeigen die folgenden Eigenschaften:

  • Wegfall der Verwaltung von Schnittstellendaten und Konvertierungsregeln anhand von Z-Tabellen
  • Zentrale und konfigurierbare Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung
  • Buchung in allen Anwendungen des Rechnungswesens (FI, CO, CO-PCA, CO-PA) basierend auf dem Abrechnungsbeleg
  • Optionale Freigabemöglichkeit des Abrechnungsbelegs, bevor die Buchung im Rechnungswesen erfolgt
  • Optionale Verdichtung des FI-Beleges gegenüber der Buchung im Controlling
  • Funktionen und Auswertungen für die Verwaltung der Abrechnungsbelege stehen bereits im SAP Standard zur Verfügung
  • Optional können die Belege zu Auswertungszwecken an ein externes BW-System übertragen werden

 

Modernisieren Sie Ihre Prozesse

Mit wenig Aufwand können Sie viele individuell entwickelte Schnittstellen durch eine einzige SAP® Standardanwendung ersetzen und gleichzeitig von den integrierten und bewährten Technologien profitieren.
Entdecken Sie die vielfältigen Möglichkeiten des SAP® Abrechnungsmanagements und nutzen Sie die Gelegenheit Ihre Prozesse deutlich zu vereinfachen und anwenderfreundlicher zu gestalten.
Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne.

Lesen Sie in der nächsten Fortsetzung, welche umfassenden Möglichkeiten das Abrechnungsmanagement noch für Sie bereithält. Es lohnt sich – Stay tuned!